Kiedy firma przerasta arkusz kalkulacyjny?

Po czym poznać, że arkusze przestały wystarczać?

Sygnały są dość charakterystyczne i powtarzają się w firmach z różnych branż. Warto przyjrzeć się bliżej, jeśli:

• ten sam dokument istnieje w kilku wersjach, a każdy dział pracuje na swojej

• sprawdzenie stanu magazynowego wymaga telefonu do magazyniera

• raport miesięczny powstaje przez dwa dni, bo dane trzeba ręcznie zestawić

• pomyłka w jednej komórce potrafi rozłożyć całą kalkulację

• przy nieobecności jednej osoby nikt nie wie, gdzie szukać potrzebnych informacji

Każdy z tych punktów da się jakoś obejść. Kłopot w tym, że obchodzenie ich kosztuje czas, a przy rosnącej skali ten czas rośnie szybciej niż obroty. Alternatywą jest oprogramowanie, w którym dane wprowadza się raz, a korzystają z nich wszyscy. Po więcej informacji o tym, jak działa system ERP i z jakich modułów się składa, przejdź na wskazaną stronę, a poniżej tłumaczymy, na czym polega różnica względem pracy na arkuszach.

Czym różni się system ERP od zestawu arkuszy?

Podstawowa różnica dotyczy źródła danych. W arkuszach każdy dział prowadzi własny plik, więc te same informacje istnieją w kilku miejscach i różnią się między sobą. System ERP działa na jednej bazie: sprzedaż, magazyn, zamówienia i księgowość korzystają z tych samych rekordów, aktualizowanych na bieżąco.

Druga różnica to automatyzacja. Wystawienie dokumentu sprzedaży od razu zdejmuje towar ze stanu, tworzy zapis księgowy i aktualizuje raport, bez przepisywania czegokolwiek ręcznie. Trzecia to uprawnienia. W arkuszu każdy, kto ma plik, może zmienić dowolną komórkę. W systemie widoczność i możliwość edycji zależą od roli, co przy większym zespole ma spore znaczenie.

Czwarta rzecz bywa doceniana dopiero po fakcie: historia zmian. System zapisuje, kto i kiedy wprowadził dany dokument, więc przy rozbieżnościach da się odtworzyć, skąd wzięła się pomyłka. W arkuszu zwykle kończy się to szukaniem winnego po pamięci, bo plik nadpisano trzy razy i nikt nie wie, która wersja była pierwsza.

Które obszary firmy zyskują najwięcej?

Najszybciej efekt widać tam, gdzie dane krążą między działami. W praktyce chodzi zwykle o:

• magazyn, gdzie stany aktualizują się automatycznie po każdej transakcji

• sprzedaż, bo handlowiec widzi dostępność towaru bez dzwonienia na zaplecze

• zakupy, gdzie system sam sygnalizuje spadek zapasu poniżej ustalonego progu

• księgowość, która przestaje przepisywać dokumenty z jednego programu do drugiego

• raportowanie, bo zestawienia powstają z bieżących danych, a nie z zeszłotygodniowego pliku

Osobną korzyścią jest planowanie. Mając historię sprzedaży w jednym miejscu, łatwiej ocenić, ile towaru zamówić przed sezonem i które indeksy zalegają na półkach od miesięcy.

Czy to rozwiązanie tylko dla dużych firm?

Kiedyś tak było, dziś już nie. Modułowa budowa pozwala zacząć od dwóch, trzech obszarów, na przykład od sprzedaży i magazynu, a resztę dołożyć później. Do tego doszły wersje działające w chmurze, które nie wymagają własnej serwerowni ani administratora na etacie, a rozliczane są abonamentowo.

Granicą nie jest więc wielkość firmy, tylko stopień skomplikowania procesów. Kilkuosobowa hurtownia z tysiącem indeksów towarowych potrzebuje uporządkowanych danych bardziej niż trzydziestoosobowa firma usługowa, która wystawia dziesięć faktur miesięcznie.

Ile trwa wdrożenie i czego wymaga?

Zależy od zakresu, ale w praktyce liczy się to w tygodniach, a nie w dniach. Najwięcej czasu zajmuje nie sama instalacja, tylko przygotowanie danych: uporządkowanie kartotek towarowych, kontrahentów i cenników. Im większy bałagan w arkuszach, tym dłuższy ten etap.

Warto zaplanować też szkolenie zespołu i okres, w którym stary i nowy sposób pracy działają równolegle. Wdrożenie w środku sezonu sprzedażowego to najczęstszy błąd, bo personel uczy się obsługi w najgorszym możliwym momencie.

Przydaje się jeszcze jedna rzecz, o której łatwo zapomnieć: osoba po stronie firmy, która pilnuje projektu. Nie musi być informatykiem, ale powinna znać procesy i mieć mandat do podejmowania decyzji. Bez takiej osoby wdrożenie rozjeżdża się na etapie ustaleń, bo każdy dział zgłasza własne oczekiwania i nikt ich nie porządkuje.

Od czego zacząć?

Od spisania procesów, które sprawiają najwięcej problemów. Nie od przeglądania ofert, tylko od odpowiedzi na pytanie, gdzie dokładnie tracicie czas i w którym miejscu najczęściej pojawiają się błędy. Taka lista jest później podstawą rozmowy z dostawcą i pozwala ocenić, czy dane rozwiązanie faktycznie odpowiada na potrzeby firmy, czy tylko dokłada kolejne funkcje, z których nikt nie skorzysta.

Warto też poprosić o prezentację na własnych danych, a nie na przykładowej bazie przygotowanej przez producenta. Dopiero wtedy widać, jak system radzi sobie z realnym asortymentem i czy obsługa jest wygodna dla osób, które będą z niego korzystać codziennie.